MALANG, 4 Februari 2026 — Banyak institusi pendidikan merasa telah siap menghadapi sertifikasi ISO 21001, namun realitas di lapangan sering berkata sebaliknya. Tak sedikit yang akhirnya gagal pada tahap krusial, bukan karena kurangnya semangat, melainkan akibat kesalahan mendasar: dokumen yang tidak terkendali.
Fakta ini diungkap secara terbuka dalam Pertemuan ke-6 Pelatihan dan Pendampingan Sertifikasi ISO 21001 yang digelar di Auditorium Lantai 4 Kampus 2 Universitas Widya Gama (UWG) Malang, Rabu (4/2/2026).
Pemateri utama, Imam Makrup, ST., MM, menyampaikan peringatan tegas mengenai akar kegagalan sertifikasi ISO yang kerap dianggap sepele, tetapi berdampak fatal.
“Kegagalan ISO 21001 ini terjadi karena kita tidak bisa mengendalikan dokumen, kita tidak bisa mempertahankan dokumen tersebut,” tegasnya di hadapan peserta.
Pernyataan ini menjadi sorotan penting karena menegaskan bahwa dalam sistem ISO, dokumen bukan sekadar arsip administratif, melainkan kompas utama yang menentukan apakah sistem manajemen benar-benar berjalan atau hanya berhenti sebagai formalitas di atas kertas.
SOP Tidak Boleh Mati di Map, Harus Hidup di Lapangan
Lebih lanjut, Imam Makrup menegaskan bahwa UWG Malang sejatinya telah memiliki daftar induk dokumen dan list dokumen ISO yang lengkap sebagai acuan sistem. Namun, ia mengingatkan bahwa keberadaan dokumen semata tidak menjamin keberhasilan ISO jika tidak dipahami dan dijalankan secara konsisten dalam aktivitas kerja sehari-hari.
Menurutnya, pelaksana SOP tidak dituntut untuk menghafal seluruh dokumen, melainkan memahami substansi dan cara penerapannya. Ketika lupa, dokumen dapat dibuka kembali sesuai mekanisme yang telah ditetapkan.
“SOP yang dijalankan harus sesuai dengan bagaimana keseharian menjalankan. Jadi bapak ibu pahami betul dokumen SOP-nya seperti apa. Tidak perlu menghafal. Dengan demikian kita bisa menjalankan ISO meski dokumennya banyak,” ujarnya.
Ia menekankan, dokumen setebal apa pun tidak akan berarti jika praktik di lapangan masih berjalan dengan “cara masing-masing”. Di titik inilah banyak institusi terpeleset: dokumen tersedia, tetapi tidak dijalankan.
Prinsip 4C, Fondasi Pengendalian Dokumen Modern
Pada pertemuan ke-6 ini, peserta dibekali kerangka kerja sistematis Prinsip 4C Pengendalian Dokumen, yang menjadi fondasi penting dalam manajemen dokumen ISO 21001.
Prinsip 4C meliputi:
Complete (Lengkap) — dokumen memuat seluruh informasi yang dibutuhkan
Correct (Benar) — isi dokumen akurat dan sah
Consistent (Serasi) — tidak saling bertentangan antar dokumen
Current (Terkini) — selalu diperbarui dan relevan
Kerangka ini menjadi tolok ukur kesiapan institusi: apakah benar-benar siap menjalankan ISO, atau hanya terlihat siap di atas kertas.
Dikawal Langsung Pimpinan, ISO Jadi Komitmen Bersama
Kegiatan ini diikuti oleh seluruh unit kerja UWG Malang dan dihadiri langsung oleh jajaran pimpinan universitas, yakni Rektor UWG Malang, Wakil Rektor I, dan Wakil Rektor II. Kehadiran pimpinan menegaskan bahwa sertifikasi ISO 21001 bukan proyek satu unit semata, melainkan tanggung jawab kolektif seluruh elemen kampus.
Dengan pembahasan yang semakin tajam dan terarah, UWG Malang menegaskan satu pesan penting: ISO 21001 tidak akan berhasil jika dokumen tidak dikendalikan, SOP tidak dijalankan, dan sistem tidak dijaga secara konsisten.
Lebih dari sekadar sertifikat, ISO 21001 di UWG Malang diarahkan menjadi budaya kerja dan sistem mutu yang hidup.(San/PIP)
