MENGAPA SISTEM?

Ada suatu plesetan kurang lebih seperti ini. Bila suatu sistem dalam organisasi tidak berjalan, maka yang berlaku adalah sinten (siapa).  Sinten kemudian akan menentukan jalannya organisasi dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya.  Kekurangannya, biasanya berupa pinten (berapa) yang tentu saja tidak cukup sekali, tetapi pinten-pinten.  Pinten inilah yang melahirkan permasalahan dalam organisasi, penyalahgunaan wewenang, korupsi dan lain sebagainya.  Pembaca tentunya paham dengan plesetan segitiga sistem-sinten-pinten tersebut.

Kebutuhan akan sistem di dalam organisasi modern saat ini sangat mutlak.  Sistem dalam wujudnya sebagai perangkat dan fungsi bukan hanya menyangga berjalannya organisasi, tetapi juga memberikan jalan keluar bagi berbagai permasalahan organisasi.  Para manajer, kepala unit kerja atau bagian merupakan pihak yang berkepentingan dalam sistem.  Mereka bukan saja yang menjalankan sistem, tetapi juga memuat tanggungjawab  membangun dan mengembangkan sistem demi berjalannya unit kerja secara khusus dan untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Tulisan ini mencoba mendeskripsikan kebutuhan-kebutuhan akan pemahaman sistem dan manfaatnya bagi organisasi.

Apakah sistem itu?

Menurut Wikipedia, sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen yang saling berhubungan (bersama) untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Sistem sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu sekumpulan entitas, yang di dalamnya terdiri komponen-komponen yang saling berinteraksi.  Sebagai contoh, sistem produksi terdiri dari komponen SDM, manajemen, teknologi, dan modal.  Dengan contoh itu, sistem dapat dinyatakan dengan model matematika fungsi produksi.

Lebih jauh, setiap sistem selalu terdiri atas empat unsur sehingga mencerminkan karakternya:

• Obyek, yang dapat berupa komponen, bagian, ataupun variabel. Obyek dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
• Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan obyek.
• Hubungan internal, mencerminkan perilaku di antara obyek-obyek di dalam sistem.
• Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

Suatu sistem pesisir, atau ekosistem pesisir memiliki unsur yang khas berbeda dengan sistem perkotaan.  Unsur-unsur dalam ekosistem pesisir mengandalkan kepada kekuatan keseimbangan ekologi, yang dibangun dari keadaan dan perilaku obyek-obyek fisik dan biologi (Iwan Nugroho, 2004).  Sementara sistem perkotaan menekankan kepada kekuatan keseimbangan ekonomi, yang dikontribusi oleh perilaku permintaan dan penawaran (Iwan Nugroho dan Rokhmin Dahuri, 2004). Bila sistem berfungsi secara optimum, maka akan menghasilkan ouput (informasi, materi atau energi) manfaat. Output ekosistem pesisir berupa, misalnya produksi ikan, atau konservasi terumbu karang.  Output sistem perkotaan dapat berupa produksi jasa dan teknologi.

Bagaimana memandang organisasi sebagai suatu sistem?

Memahami sistem seperti diuraikan di atas, menunjukkan bahwa perlunya cara pandang yang komprehensif untuk melihat suatu organisasi. Di dalam organisasi  terdiri dari segala macam komponen, meliputi SDM dan perilakunya (orang), bangunan, peralatan dan atributnya (barang), modal dan sumberdayanya (uang), dan manajemen dan peraturannya (peluang). Organisasi bagaimanapun jenisnya dibangun oleh sekumpulan orang yang saling membutuhkan, dalam hal mana untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat dilakukan sendiri.  Orang-orang tersebut memiliki landasan atau norma tertentu ketika membangun organisasi. Hal ini bermakna, seorang manajer sedikitnya perlu memahami norma sebagai benih sistem organisasi.  Banyak cerita, seorang manajer menjadi terasing karena ia sembrono dan tidak menghargai sistem yang telah dibangun oleh organisasi.  Lebih luas lagi, sistem dalam organisasi modern meliputi struktur, yang mengelola pola perilaku dan kejadian, dan menyelesaikan permasalahan di dalam setiap kejadian.

Manajer yang sukses senantiasa berorientasi sistem.  Ia senantiasa tidak mau berjalan sendirian. Ia akan menggunakan dan berorientasi kepada komponen struktur dalam organisasi untuk menghasilkan output.  Ia berdayakan SDM, teknologi dan kemampuan manajerialnya untuk menghasilkan manfaat bagi organisasi.  Karakter manajer tersebut biasanya tidak mau larut (atau reaktif) dengan suatu kejadian atau permasalahan.  Menurut Carter McNamara (dari Authenticity Consulting, LLC) dalam bukunya Field Guide to Consulting and Organizational Development, manajer yang sukses secara konsisten dan fokus menggunakan sistem untuk menyelesaikan masalah.  Ia bahkan yang mengendalikan suatu kejadian atau permasalahan.

Menurut Kevin M Smith, pakar manajemen sekaligus pendiri NextWave Performance LLC, seorang manajer perlu memperhatikan hal-hal berikut

1. Understand that your actions may have widespread “ripple effects”.  Sering ada kejadian seorang manajer menggunakan saudaranya sebagai tenaga IT baru dan mengenalkan sistem baru.  Hal ini tentu menimbulkan penolakan dari bidang IT yang sudah bertahun-tahun mengembangkan IT organisasi.  Hal ini bermakna seorang manajer harus berhati-hati dengan keputusannya karena dapat menghasilkan dampak yang luar biasa.
2. Foster relationships everywhere. Seorang manajer perlu membangun komunikasi dengan siapapun, baik atasan, sejawat atau bawahan, maupun rekanan.  Ciptakan ruang atau kesempatan berdiskusi secara formal atau informal sehingga lahir ide-ide segar atau terobosan.
3. “De-isolate” your organization.  Seorang manajer perlu seolah-olah melihat organisasi dari luar, atau dari sisi yang tidak nampak selama ini.  Langkah ini penting bila melakukan redisain atau memperbaiki sistem sehingga mampu melihat dampaknya sekecil mungkin.

Peran teknologi informasi

Saat ini telah berkembang fenomena IT di kalangan para manajer.  Mereka senantiasa dikelilingi HP, laptop, atau piranti lain yang memudahkan aliran informasi untuk manfaat organisasi.  Hal ini sangat wajar.  Yang kurang wajar adalah para manajer itu tidak tahu sama sekali penggunaan IT.

Penggunaan IT oleh para manajer tidak dalam pengertian konsumsi.  Artinya ia hanya menggunakan menu-menu piranti IT untuk sekedar bermain tanpa menghasilkan nilai tambah.  Seharusnya, IT digunakan untuk mendukung berjalannya sistem produksi organisasi.  IT dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan untuk pengambilan keputusan (decesion supporting system) organisasi.

Atas dasar pendapat Carter McNamara dan Kevin M Smith, menurut penulis manajer juga harus menjadi pengembang IT untuk memperbaiki sistem di dalam organisasi.  Ia tidak harus memahami bahasa program untuk membuat software, tetapi memahami cara berpikir sistem IT untuk kepentingan organisasi.  Dalam hal ini, Strijbos (1998) menyatakan pengembangan teknologi  harus dipahami sebagai proses konstruksi sosial.  Artinya seluruh SDM dibangunkan kesadarannya akan kepentingan dan manfaat IT, sehingga mereka bersedia menerima, menjalankan, mematuhi dan mengembangkan sistem IT.   Dalam proses konstruksi sosial berbasis IT tersebut, maka (i) pengembangan IT bukanlah dipaksakan, tetapi sebagai hasil proses alamiah (didukung riset) perihal roda organisasi, (ii) suatu wujud IT adalah bagian kecil dari sistem sosial berbasis IT organisasi, (iii)  suatu wujud IT adalah karya bersama suatu unit kerja, bukan karya perorangan.

Tentu saja IT bukanlah segala-galanya.  IT harus ditempatkan sebagai pendukung berjalannya sistem.  Seorang manajer perlu terus mengggali, mengolah dan mengasah nilai-nilai etika dan norma agar dapat membangun budaya organisasi.  Prinsip etika dan norma itu diperlukan untuk mengawal transformasi konstruksi sosial berbasis IT untuk memperkuat bangunan organisasi dan menghasilkan kesejahteraan.

Daftar Pustaka

Carter McNamara.  2010.  http://managementhelp.org/org_thry/org_sytm.htm [8 Maret 2010]

Iwan Nugroho dan Rokhmin Dahuri.  2004.  Pembangunan Wilayah: Perspektif ekonomi, sosial dan lingkungan.   Penerbit Pustaka LP3ES Jakarta. Cetakan Pertama.

Iwan Nugroho.  2004.  Keseimbangan Dinamik Ekosistem Pesisir dan Implikasi Pengelolaannya: Suatu telaahan dari perpektif ekologi manusia.  WIDYA AGRIKA (Agustus 2004) 2(2): 91-100. ISSN 1693-6981

Kevin M Smith. 2010.  http://ezinearticles.com/?Understanding-Your-Organization-as-a-System&id=755700 [8 Maret 2010]

Strijbos, S.  1998.     Ethics and the systemic character of modern technology.  Phil & Tech.  3(4 Summer): 19-34.

Malang 9 Maret 2010